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El Sector de los Servicios Públicos representa uno de los segmentos más importantes de la industria de cualquier país. La prestación de servicios públicos para la generación, distribución y posterior comercialización de servicios de energía, aguas, gas, telecomunicaciones, entre otros son en gran medida la base para que otros sectores productivos puedan ofrecer sus servicios a distintos mercados.

ERP POL21®, debido a su precisión y fiabilidad, se ha convertido en un elemento fundamental para la correcta ejecución de los proyectos de gran parte de los Servicios Públicos (E). Así como una herramienta utilizada para el análisis y la visualización de redes de abastecimiento, servicios asociados, suministros, contratistas, documentación, gestión de operaciones. Mediante la utilización de ERP POL21®, Ud. podrá acceder a la información de su red y datos asociados para generar nuevos servicios de valor o mejorar los procesos activos en la empresa.

La información en la gestión de la empresa a partir del uso de ERP POL21® optimizará la calidad del servicio de agua, sin pretender llegar a una lista exhaustiva, ERP POL21® ofrece una solución que puede permitirle cubrir los requisitos dados en las empresas de Gestión de Servicios Públicos, entre otros les presentamos:

  • Planificación de cuadrillas, así como gestión de corte y re-conexión de servicios.
  • Implementación de rutas de lectura, atención al cliente y fuerza de ventas.
  • Movilidad, operaciones de lectura de medidores mediante el uso de la plataforma Android.
  • Mantenimiento de cartografía de la red, control fincas, catastro.
  • Almacén, inventario de elementos de la red.
  • Gestión de cortes.
  • Mantenimiento de la red de distribución, órdenes de servicio, control de aferición de medidores.
  • Gestión de avisos.
  • Gestión de incidencias.
  • Emisión de documentos específicos (avisos, órdenes de trabajo, fichas de acometidas).
  • Gestión de contingencias.

Todos estos procesos son trazables, así como el proceso de distribución con el sistema ERP POL21® en la gestión integral de la operación, tanto el transporte como la gestión de distribución son variables a controlar, debido a la cantidad de despachos que se realizan a diferentes sedes, así como los frentes de trabajo y contratistas de servicio, donde la clave es el control de la orden de servicio, orden de carga, control de despacho, trabajos nocturnos, atención de averías, distribución de materiales e insumos en todos los almacenes en función de la demanda, control de permisos. A través del sistema ERP POL21® nuestros clientes pueden gestionar de manera oportuna su proceso de producción de manera integral en el CCO (Centro de Control de Operaciones) el cual puede implementarse en la Oficina Corporativa.

Los Módulos específicos de ERP POL21® en el área de Servicios Públicos (E) son: Comercial (K), Distribución (D), Producción (P), Movilidad (M) e Inteligencia (I)


K COMERCIAL

  • FACTURACIÓN:
    • Facturación de diferentes servicios.
    • Cálculo de impuestos.
    • Entregas parciales por sede.
    • Manejo de múltiples medios de pago.
    • Abonos control de pre-pagos por cliente.

  • PROVEEDORES:

    ERP POL21® es una solución de abastecimiento en línea que permite agilizar los procesos de procura y suministro a cada una de las Unidades, reducir costos y definir patrones de gasto, adicionalmente negociar con los diferentes proveedores nacionales como internacionales apoyados en procesos y flujos automatizados, enfocados en obtener nuevas eficiencias en los ciclos de compra.

    • Hacer solicitudes de insumos y repuestos nacionales e importados.
    • Registrar solicitudes de cotizaciones y comparaciones para procura.
    • Asignación de uso de material y repuesto.
    • Formas de pago, tiempo de recepción, lugares de entrega en función de diferentes sedes.
    • Control de almacén, órdenes de recepción, órdenes de despacho.

  • CONTROL DE PERSONAL:
    • Registro de entradas y salidas.
    • Control de turnos rotativos.
    • Asignación de equipos de trabajo.
    • Control de sobre-tiempo.

  • CONTROL DE INVENTARIO:
    • Movimiento de entrada y salida.
    • Listas de repuestos, lista de activos fijos.
    • Manejo de inventario en función de la producción en planta en tiempo real.

D DISTRIBUCIÓN

Una vez aprobada la distribución por parte del cliente, el sistema ERP POL21® atiende los pedidos u órdenes de despacho de manera que puede monitorear las diferentes variables, tales como:

  • ORDEN DE CARGA:

    Al preparar la orden de carga, el sistema ERP POL21® genera de forma automática la ruta de despacho con órdenes de carga por sedes por almacenes.

    • Preparar las órdenes de carga por el despachador de turno.
    • Asignación manual de despachador.
    • Autorizaciones de carga de camiones a través del sistema ERP POL21®
    • Consolidar los datos de los cupos de diferentes materiales por sede por almacén.
    • Cierre y liquidación de órdenes por sedes ya despachados.

  • CARGA DE CAMIONES

    Con la ayuda de dispositivos móviles el sistema ERP POL21® le apoyará en la carga de camiones, permitiendo desde el almacén central:

    • Confirmar la carga de camiones.
    • Verificar capacidad y limitaciones de peso en tiempo real con sólo la placa del camión.
    • Zonas de despacho definidas por el cliente, horario y días de recepción.
    • Rutas de despacho preestablecidas por tipo de sede o almacén.
    • Confirmar la carga con notas de entrega asignadas.
    • Cambiar producto o material sin inventario por equivalente en base a acuerdos pre-establecidos con las sedes o almacenes de sucursales.
    • Cierre de notas de entrega por sede y/o almacén.

  • CONSOLIDACIÓN DE DATOS Y DOCUMENTOS

    Cerrada la carga, ERP POL21® emitirá los documentos y datos necesarios para la entrega, en ellos se incluyen:

    • Facturas consolidadas con notas de entrega por sede y/o almacén.
    • Datos en dispositivos móviles en caso de despacho automatizado con el fin del control en el almacén central.
    • Listados de documentos en sucursales por entregar en oficina principal o CCO.

  • LIQUIDACIÓN

    Al retorno del despachador se ejecuta la liquidación, que incluye lo siguiente:

    • Control de inventario remanente en el almacén central o centro de distribución.
    • Actualización de status de cada despacho por cliente.
    • Recepción de documentos, notas de recepción, notas de entrega (selladas y firmadas por el cliente).
    • Verificación de transferencias, saldos por cliente para las órdenes de despacho (estatus de cliente).

P PRODUCCIÓN

Para implementaciones de producción en la sedes que aplique, el sistema ERP POL21® ofrece todas las herramientas necesarias para controlar el proceso de producción, que le ayudarán a optimizar la operación y tomar las decisiones más acertadas respecto a la planificación de la producción y procura de repuestos claves para reducir las paradas de manera eficiente. Con este módulo estará en capacidad de:

  • Definir las metas de producción diaria en las diferentes plantas.
  • Definir y configurar las líneas de producción en las plantas de procesamiento.
  • Planificar la producción y suministro mínimo de materias primas e insumos basándose en las sugerencias del sistema
    ERP POL21®.
  • Monitoreo de la producción real en la planta de procesamiento.
  • Hacer seguimiento de la producción real vs la planificada para tomar correctivos.
  • PLANIFICACIÓN:

    El sistema ERP POL21® le permitirá generar planes óptimos de producción, que maximizarán su eficiencia en la planta de procesamiento, tomando en cuenta diversos criterios como la capacidad de la planta y el inventario actual en patio, a través de varios indicadores relacionados, entre los cuales están:

    • Demanda de producto terminado.
    • Producción por tipo de producto.
    • Aprovisionamiento de materias primas e insumos prioritarios o claves.
    • Planificación de horas de producción como asignación de recursos.

Este módulo P PRODUCCIÓN genera automáticamente planes de producción sugeridos, en base a la demanda confirmada para un periodo de tiempo determinado, los cuales pueden ser ajustados por el planificador de producción en planta, según las políticas o estrategias particulares de la empresa.

Una vez confirmado el plan maestro de producción, el sistema ERP POL21® también genera los requerimientos de materia prima necesarios para cumplir con la producción, en base a la disponibilidad de líneas de producción y servicios industriales requeridos, traduciendo el plan maestro en solicitudes de compra y órdenes detalladas de servicios de producción para el cumplimiento de metas.

  • SEGUIMIENTO Y CONTROL:

    ERP POL21® dispone de sub-módulos y reportes que le permitirán hacer seguimiento y control de las líneas de producción, así como verificar los resultados de todo el proceso productivo, específicamente Ud. podrá, entre otras funcionalidades:

    • Registrar producción obtenida.
    • Visualizar el estado actual de la planta, detallado por línea de producción.
    • Verificar el cumplimiento de la producción planificada vs la producción real.
    • Verificar el status de los servicios industriales.
    • Generar entradas de inventario en base a los registros de producción de los productos en proceso.

H CAPITAL HUMANO

ERP POL21® implementa y controla el reclutamiento, el pago de nómina y la liquidación de acreencias laborales.

  • RECLUTAMIENTO:

    El ERP POL21® inicia con la solicitud de personal y los pasos necesarios para generar el requerimiento. Los departamentos cargan sus necesidades de recursos, especificando entre otros:

    • Cargo y departamento.
    • Perfiles.
    • Tipo de captación (interna o externa) y características (carrera, habilidades, experiencia, educación).
    • Tiempo esperado.
    • Entrevistas necesarias, documentación y documentos a consignar.

    La solicitud promueve candidatos, que se convierten en aspirantes, hasta su eventual aprobación por el solicitante.

  • NÓMINA

    Una vez que ingresan los candidatos, ERP POL21® calcula su nómina en los períodos establecidos, según el grupo definido.
    Múltiples funcionalidades hacen del manejo de comprobantes un módulo de uso sencillo y de fácil comprensión.
    Los cálculos de nómina, además de los conceptos regulares, pueden incluir asignaciones, deducciones y/o aportes por contingencia y manejo de créditos. Podrá identificar también los aportes de la institución por retenciones al personal, para conocer el costo integral de su capital humano.

    Liquidación de acreencias laborales, ERP POL21® provee la documentación requerida para la desincorporación de personal, con soportes que permiten identificar si el personal es elegible para nuevos procesos de captación, cerrando el ciclo de RRHH.

  • LIQUIDACIÓN:
    • Cierra el contrato.
    • Calcula el pago y emite comprobantes y constancias.
    • Recupera préstamos al personal.
    • El motivo de cierre lo habilita o no para una nueva contratación.

Gran cantidad de reportes y formas están disponibles para el manejo de personal, incluyendo las principales solicitudes de bancos e instituciones. Igualmente, archivos de intercambio de datos para la empresa.


I INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

Una vez que su operación está automatizada, el módulo de inteligencia de negocios le permitirá monitorear automáticamente los resultados de la gestión de la empresa así como sus sedes a nivel nacional. En este módulo Ud. podrá, entre otros:

  • Consultar y comparar indicadores estándar. En la lista encontrará desde indicadores básicos como efectividades de visita, entregas, despachos, tiempos de solicitud.
  • Definir indicadores de gestión y presentarlos en plantillas dinámicas, que le permitirá verlos de forma interactiva y navegar entre los valores de la estructura territorial y de supervisión, en cada una de las sedes a nivel nacional.
  • Colocar alarmas para valores críticos, estos notificarán electrónicamente los cambios que deban ser atendidos inmediatamente.
  • Colorear el valor de los indicadores en base a una tabla de rangos.
  • Construir escalas en base a valores discretos, obtenidos de encuestas.
  • ENCUESTAS:

    ERP POL21® le permitirá definir y aplicar encuestas, cuyos valores pueden ser estructurados en indicadores. Esas encuestas son tabuladas y valoradas a medida que se aplican, permitiéndole los controles operativos rápidos y oportunos, con la posibilidad de entregar premios (en producto o descuento). Los indicadores generados le permitirán, por ejemplo:

    • Mejores pronósticos de operación (pedido sugerido en base a inventario propio en almacén central).
    • Ver la evolución de los niveles de servicio en cada sede.
    • Hacer comparaciones de niveles de atención (censo de atención al cliente por sedes).
    • Las encuestas pueden ser publicadas en portales para que las utilicen los usuarios
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